Iekšējo procesu audits
Iekšējie procesi bieži “izskatās, ka strādā”, līdz parādās kļūdas: dubulti maksājumi, nepareizi rēķini, krājumu neatbilstības, neskaidras atbildības vai kavēta informācija vadībai.
Iekšējo procesu audits palīdz saprast, kur uzņēmums zaudē laiku un naudu, kur rodas atbilstības riski un kā to sakārtot ar skaidru, izmērāmu rīcības plānu.
Mēs fokusējamies uz praktisku rezultātu: ne tikai atskaite, bet arī konkrēti uzlabojumi, kas ir ieviešami un izsekojami.
Kas ir iekļauts
Procesu kartēšana (no pieprasījuma līdz apmaksai; no pasūtījuma līdz rēķinam; personāls un algas - ja attiecināms)
Atbildību un lēmumu tiesību analīze (kur ir “pelēkās zonas”)
Iekšējo kontroļu izvērtējums: apstiprinājumi, limiti, četracis princips, dokumentu plūsma
Riska karte: galvenie riski, ietekme, varbūtība, prioritātes
Finanšu datu kvalitātes audits (kontējums, projekti, klientu kodi, izmaksu centri)
Efektivitātes analīze: manuālie darbi, dublēšanās, “bottleneck” posmi
Iepirkumu un izmaksu kontroles izvērtējums (piegādātāji, nosacījumi, apstiprināšanas kārtība)
Debitoru/kreditoru procesa izvērtējums (kavējumi, saskaņošana, parādu kontrole)
Inventarizācijas un krājumu procesa izvērtējums (ja attiecināms)
IT un rīku izmantošanas pārskats (kas palīdz, kas traucē; integrāciju loģika)
Praktisku uzlabojumu plāns ar termiņiem un atbildīgajiem
Ātras uzvaras (“quick wins”): 3–10 izmaiņas, ko var ieviest 2–4 nedēļās
Kas nepieciešams no Jums
✔️ Procesu apraksti (ja ir), esošie noteikumi vai iekšējās politikas
✔️ Pieeja pamatatskaitēm un tipiskajiem dokumentiem (rēķini, līgumi, apstiprinājumi)
✔️ Organizācijas struktūra un atbildīgo personu saraksts
✔️ Darba plūsmu paraugi: kā notiek pasūtījumi, apstiprinājumi, maksājumi, rēķinu izrakstīšana
✔️ Sistēmu saraksts (grāmatvedība, CRM, noliktava, bankas) un integrācijas, ja ir
✔️ Vadības prioritātes: ko vēlaties uzlabot visvairāk (ātrums, kontrole, atbilstība, izmaksas)
Kā notiek process
1. Ievadzvans: definējam audita apjomu, prioritātes un komandu.
2. Intervijas + dokumentu pārskats: saprotam “kā patiesībā notiek”.
3. Procesu kartēšana: uzzīmējam plūsmas un atbildības (kur kas “iestrēgst”).
4. Risku un kontroļu izvērtējums: identificējam trūkumus un to ietekmi.
5. Efektivitātes analīze: kur ir lieks manuāls darbs, dublēšanās un kļūdu avoti.
6. Uzlabojumu plāns: konkrēti soļi, termiņi, atbildīgie, ietekmes novērtējums.
7. Pēc izvēles: ieviešanas atbalsts un rezultātu izsekošana 4–12 nedēļu periodā.
Tipiskais termiņš
Mazs/vidējs apjoms: 2–4 nedēļas (kartēšana + plāns).
Plašāks audits ar vairākām struktūrvienībām: 4–8 nedēļas.
Ieviešanas atbalsts: tipiski 1–3 mēneši atkarībā no uzlabojumu apjoma.
Biežākās kļūdas, no kurām pasargājam
✔️ Procesi ir “galvās”, nevis dokumentēti - jaunie darbinieki kļūdās un darbs apstājas
✔️ Nav skaidru apstiprinājumu un limitu - rodas nekontrolēti izdevumi
✔️ Dokumenti tiek glabāti haotiski, un pārbaudēs nav pierādāmības
✔️ Dublēti darbi vairākās sistēmās (Excel + sistēma) un pieaug kļūdu risks
✔️ Atbildība izplūdusi - “visi dara”, bet neviens neatbild par rezultātu
✔️ Debitori netiek aktīvi vadīti - nauda kavējas un rodas spriedze naudas plūsmā
✔️ Iepirkumi bez salīdzinājuma un līgumu kontroles - pārmaksas risks
✔️ Vadības pārskati rodas par vēlu - lēmumi tiek pieņemti novēloti
Biežāk uzdotie jautājumi
Nē. Mērķis ir uzlabot sistēmu un procesu, nevis meklēt vainīgos. Mēs fokusējamies uz risinājumiem.
Atkarībā no apjoma. Parasti skatāmies finanšu un operāciju krustpunktus: iepirkumi, rēķini, maksājumi, debitori u.c.
Nē - vienmēr pievienojam praktisku uzlabojumu plānu ar soļiem un prioritātēm.
Jā, varam nodrošināt ieviešanas atbalstu un progresu izsekošanu.