Dokumentu sagatavošana auditam
Audits praksē ir strukturēta “pierādāmības pārbaude”: auditoram ir jāredz, ka grāmatvedības dati ir patiesi, saskaņoti un izsekojami līdz avota dokumentiem. Ja šī izsekojamība nav sagatavota, auditors pamatoti uzdod daudz papildu jautājumu — un audita process ieilgst.
Mūsu mērķis ir sagatavot auditam gatavu dokumentu paketi tā, lai auditoram viss ir pārskatāms jau pirmajā piegājienā: kur atrodas dokumenti, kā saldo ir saskaņots, kādas ir galvenās izmaiņas periodā un kāpēc tās ir pamatotas.
Rezultāts: mazāk “pārsūtiet vēlreiz” e-pastu, mazāk stresa komandai, īsāks audita cikls un daudz drošāka pozīcija sarunās ar banku, investoriem vai valsts iestādēm (ja nepieciešams).
Kas ir iekļauts
PBC (Prepared By Client) pieprasījumu saraksta izveide un pārvaldība: viens kopīgs kontrolsaraksts, termiņi, atbildīgie, statuss, prioritātes
Bilances kontu saskaņojumi ar pilnu izsekojamību: banka, debitori, kreditori, nodokļi, algas, aizņēmumi, uzkrājumi, nākamo periodu izmaksas, priekšapmaksas
Pamatojošie grafiki (schedules) auditoram: pamatlīdzekļi un nolietojums, aizņēmumu grafiki, uzkrājumi, periodizācijas, avansi, salāgojumi ar pamatojumu
Dokumentu mapju struktūra un failu nosaukumu standarts (audit-ready arhīvs): skaidra loģika un ātra orientācija auditoram
Darījumu izlases sagatavošana (invoice-to-cash / procure-to-pay): rēķins–līgums–akts–maksājums vienā ķēdē + īss darījuma skaidrojums
Ieņēmumu atzīšanas un periodu norobežošanas (cut-off) pārbaudes, t.sk. periodizācijas un vienreizējie posteņi
Vadības skaidrojumi par būtiskām novirzēm, vienreizējiem darījumiem un korekcijām (kāpēc, kas mainījās, kā pamatots)
Komunikācijas plāns ar auditoru: sapulču grafiks, jautājumu reģistrs, vienota atbilžu plūsma un kontaktpersona
“Sarkano karogu” pārbaudes pirms audita: dublikāti, trūkstoši dokumenti, neatbilstības starp rēķiniem–banku–uzskaiti, veci saldo
Gatavā nodošanas paka vadībai: atvērtie riski, neatbilstības, ieteikumi uzlabojumiem un nākamā gada “audit-ready” plāns
Kas nepieciešams no Jums
✔️ Auditora PBC saraksts (ja jau ir) vai auditora kontaktpersona/standarta prasību saraksts
✔️ Piekļuve grāmatvedības datiem (eksports vai sistēmas piekļuve) + kontu plāns
✔️ Bankas izraksti un (ja attiecināms) maksājumu platformu atskaites par auditējamo periodu
✔️ Pārdošanas un iepirkumu dokumenti: rēķini, līgumi, akti, piegādes apliecinājumi, sarakste (ja nepieciešams)
✔️ Debitoru/kreditoru saraksti ar termiņiem (vecuma analīze) un strīdīgo pozīciju statuss
✔️ Algu kopsavilkumi, nodokļu aprēķini un saistīto kontu izdrukas (ja attiecināms)
✔️ Pamatlīdzekļu saraksts un politikas (iegādes dokumenti, nolietojums) - ja attiecināms
✔️ Aizņēmumu/līzingu līgumi un maksājumu grafiki, ja attiecināms
✔️ Viena atbildīgā kontaktpersona jūsu pusē ātrai saskaņošanai (lai process neiestrēgst)
Kā notiek process
1. Ievads un apjoma definēšana: saprotam audita mērķi, termiņus, kritiskos kontus un riska zonas.
2. PBC vadība kā projekts: izveidojam vienotu kontrolsarakstu ar termiņiem, atbildīgajiem un statusu (lai nekas nepazūd e-pastos).
3. Dokumentu arhīva sakārtošana: mapju struktūra, nosaukumu standarts, avota dokumentu apkopošana un trūkstošo “medības”.
4. Bilances saskaņojumi: katram būtiskam kontam sagatavojam saskaņojumu ar pamatojumu un saiti uz dokumentiem.
5. Pamatojošie grafiki (schedules): sagatavojam tabulas, kas paskaidro saldo un izmaiņas (pamatlīdzekļi, aizņēmumi, uzkrājumi u.c.).
6. Darījumu izlases: sagatavojam “ķēdes mapes” ar rēķins–līgums–akts–maksājums + īss darījuma skaidrojums.
7. Cut-off un periodizācija: pārbaudām, vai ieņēmumi/izmaksas ir pareizajā periodā, dokumentējam pamatojumu.
8. Vadības skaidrojumi: sagatavojam īsus, faktos balstītus skaidrojumus par būtiskām novirzēm un vienreizējiem posteņiem.
9. Auditoru komunikācija: vienota atbilžu plūsma, jautājumu reģistrs, progress un termiņu kontrole līdz noslēgumam.
10. Pēcaudita uzlabojumi: fiksējam mācības un ieviešam procesus, lai nākamais audits ir ātrāks un lētāks.
Tipiskais termiņš
Ātrais starts (1–3 darba dienas): termiņu karte, PBC kontrolsaraksts, mapju standarts un kritisko kontu saraksts.
Tipisks uzņēmums ar sakārtotiem datiem (1–3 nedēļas): saskaņojumi + grafiki + izlases pakas un skaidrojumi.
Sarežģītākas situācijas (3–6+ nedēļas): liels darījumu apjoms, vairākas sistēmas, daudz atvērtu neatbilstību vai atlikta uzskaite.
Cieši audita termiņi: strādājam pēc prioritātēm (kritiskie konti vispirms), lai auditors var sākt pārbaudi laikā.
Biežākās kļūdas, no kurām pasargājam
✔️ Nav vienota PBC saraksta — pieprasījumi izklīst, termiņi tiek nokavēti un audits ieilgst
✔️ Bilances konti nav saskaņoti (īpaši banka, debitori/kreditori, nodokļi, uzkrājumi)
✔️ Nav izsekojamas dokumentu ķēdes (līgums–rēķins–akts–maksājums), tāpēc auditors prasa atkārtoti
✔️ Cut-off kļūdas: darījumi iekrīt nepareizā periodā un sagroza rezultātu
✔️ Vienreizēji posteņi bez pamatojuma un skaidrojuma rada papildjautājumus un kavējumus
✔️ Komanda atbild dažādos veidos, rodas pretrunas un tiek atvērti jauni jautājumi
✔️ Gatavošanās sākas pēdējā brīdī — stress, virsstundas un neprognozējamas izmaksas
✔️ Nekārtīga mapju struktūra: auditoram nav orientācijas un palielinās pieprasījumu skaits
Biežāk uzdotie jautājumi
Ja bilances konti ir saskaņoti, dokumenti ir izsekojami un katram būtiskam saldo ir pamatojošs grafiks (schedule), jūs būtībā esat audit-ready līmenī.
PBC (Prepared By Client) ir auditora pieprasījumu saraksts. Ja to pārvalda kā projektu ar termiņiem un statusu, audits virzās ātri; ja ne - pieprasījumi “pazūd” un process ieilgst.
Jā. Ievedam struktūru: PBC reģistrs, dokumentu arhīvs, prioritātes un vienota komunikācija, lai process neiestrēgtu.
Nē. Auditors sniedz atzinumu. Mēs sagatavojam dokumentus, saskaņojumus un skaidrojumus, lai auditoram ir ko pārbaudīt ātri un efektīvi.