Algu pārskaitījums uz kontu
Algas izmaksas posms ir riska vieta: pietiek ar vienu nepareizu kontu vai neapstiprinātu izmaiņu, lai radītu kavējumus un problēmas ar darbiniekiem.
Mēs sagatavojam izmaksu sarakstus un bankas failus, ieviešam apstiprinājumu plūsmu un izsekojamību, lai samazinātu operacionālo un krāpšanas risku.
Iepriekš definēta kontroles kārtība ļauj vadībai justies droši: kas apstiprināja, kad apstiprināja un kāpēc konkrētas izmaiņas tika veiktas.
Kas ir iekļauts
Izmaksu saraksts ar kontroles kopsavilkumu (summa, darbinieku skaits, izņēmumi)
Bankas faila sagatavošana atbilstoši bankas prasībām (ja attiecināms)
Apstiprinājumu plūsma pirms izmaksas (viens vai vairāki līmeņi)
Bankas rekvizītu izmaiņu kontrole un pieraksts (kas, kad, kāpēc)
Izmaksas apstiprinājuma arhīvs un izsekojamība
Atbalsts kļūdu gadījumā: korekciju saraksts un dokumentēts labojums
Kontroles punkti: jauni konti, būtiskas summu novirzes, vienreizēji maksājumi
Kas nepieciešams no Jums
✔️ Apstiprinājumu kārtība (kas apstiprina un kādā termiņā)
✔️ Bankas rekvizīti un izmaiņu procedūra (piem., apstiprinājums tikai rakstiski)
✔️ Izmaksas datums un iekšējie griezumi (ja ir vairākas izmaksas dienas)
✔️ Kontaktpersona saziņai, ja ir steidzami jautājumi pirms izmaksas
✔️ Vienošanās, vai izmaksu failu veidojam katrai bankai atsevišķi (ja darbiniekiem ir dažādas bankas)
Kā notiek process
1. Sagatavojam izmaksu sarakstu pēc apstiprināta algu aprēķina.
2. Veicam kontroles pārbaudes (kopsumma, izņēmumi, jauni darbinieki, kontu izmaiņas).
3. Nosūtām apstiprināšanai un saņemam apstiprinājumu fiksētā kārtībā.
4. Pēc apstiprinājuma izveidojam bankas failu/uzdevumu un arhivējam apstiprinājuma pierādījumu.
Tipiskais termiņš
Parasti 1 darba diena pēc algu aprēķina apstiprināšanas.
Ja ir vairāki kontroles līmeņi - ieplānojam 1-2 papildu dienas apstiprinājumiem.
Ja bankas failiem ir specifiskas prasības, ieviešana parasti aizņem 2-5 darba dienas vienreizēji.
Biežākās kļūdas, no kurām pasargājam
✔️ Bankas rekvizītu maiņa bez neatkarīga apstiprinājuma (augsts krāpšanas risks)
✔️ Izmaksu faila sagatavošana pirms algu aprēķina galīgā apstiprinājuma (kļūdu risks)
✔️ Kopsummas neatbilstība starp algu aprēķinu un izmaksu sarakstu
✔️ Nepārskatāmi izņēmumi (avansi, ieturējumi, vienreizēji maksājumi) bez komentāriem
✔️ Apstiprinājumu glabāšana bez arhīva (nav pierādījuma, ka process tika ievērots)
Biežāk uzdotie jautājumi
Mēs sagatavojam failu un apstiprinājumu plūsmu. Pārskaitījumu parasti veic uzņēmuma pilnvarota persona internetbankā.
Jā, varam ieviest plūsmu ar diviem apstiprinātājiem.
Pārbaudām izmaiņu pierakstu un apstiprinājumu, sagatavojam korekciju un vienojamies par risinājumu.
Jā, varam sagatavot vairākus izmaksu sarakstus pēc jūsu grafika.