Dokumentu sagatavošana auditam
Audits praksē ir strukturēta “pierādāmības pārbaude”: auditoram ir jāredz, ka grāmatvedības dati ir patiesi, saskaņoti un izsekojami līdz avota dokumentiem. Ja šī izsekojamība nav sagatavota, auditors pamatoti uzdod daudz papildu jautājumu — un audita process ieilgst.
Mūsu mērķis ir sagatavot auditam gatavu dokumentu paketi tā, lai auditoram viss ir pārskatāms jau pirmajā piegājienā: kur atrodas dokumenti, kā saldo ir saskaņots, kādas ir galvenās izmaiņas periodā un kāpēc tās ir pamatotas.
Rezultāts: mazāk “pārsūtiet vēlreiz” e-pastu, mazāk stresa komandai, īsāks audita cikls un daudz drošāka pozīcija sarunās ar banku, investoriem vai valsts iestādēm (ja nepieciešams).
Kas ir iekļauts
✔️ PBC (Prepared By Client) pieprasījumu saraksta izveide un pārvaldība: viens kopīgs kontrolsaraksts, termiņi, atbildīgie, statuss, prioritātes
✔️ Bilances kontu saskaņojumi ar pilnu izsekojamību: banka, debitori, kreditori, nodokļi, algas, aizņēmumi, uzkrājumi, nākamo periodu izmaksas, priekšapmaksas
✔️ Pamatojošie grafiki (schedules) auditoram: pamatlīdzekļi un nolietojums, aizņēmumu grafiki, uzkrājumi, periodizācijas, avansi, salāgojumi ar pamatojumu
✔️ Dokumentu mapju struktūra un failu nosaukumu standarts (audit-ready arhīvs): skaidra loģika un ātra orientācija auditoram
✔️ Darījumu izlases sagatavošana (invoice-to-cash / procure-to-pay): rēķins–līgums–akts–maksājums vienā ķēdē + īss darījuma skaidrojums
✔️ Ieņēmumu atzīšanas un periodu norobežošanas (cut-off) pārbaudes, t.sk. periodizācijas un vienreizējie posteņi
✔️ Vadības skaidrojumi par būtiskām novirzēm, vienreizējiem darījumiem un korekcijām (kāpēc, kas mainījās, kā pamatots)
✔️ Komunikācijas plāns ar auditoru: sapulču grafiks, jautājumu reģistrs, vienota atbilžu plūsma un kontaktpersona
✔️ “Sarkano karogu” pārbaudes pirms audita: dublikāti, trūkstoši dokumenti, neatbilstības starp rēķiniem–banku–uzskaiti, veci saldo
✔️ Gatavā nodošanas paka vadībai: atvērtie riski, neatbilstības, ieteikumi uzlabojumiem un nākamā gada “audit-ready” plāns
Kas nepieciešams no Jums
✔️ Auditora PBC saraksts (ja jau ir) vai auditora kontaktpersona/standarta prasību saraksts
✔️ Piekļuve grāmatvedības datiem (eksports vai sistēmas piekļuve) + kontu plāns
✔️ Bankas izraksti un (ja attiecināms) maksājumu platformu atskaites par auditējamo periodu
✔️ Pārdošanas un iepirkumu dokumenti: rēķini, līgumi, akti, piegādes apliecinājumi, sarakste (ja nepieciešams)
✔️ Debitoru/kreditoru saraksti ar termiņiem (vecuma analīze) un strīdīgo pozīciju statuss
✔️ Algu kopsavilkumi, nodokļu aprēķini un saistīto kontu izdrukas (ja attiecināms)
✔️ Pamatlīdzekļu saraksts un politikas (iegādes dokumenti, nolietojums) - ja attiecināms
✔️ Aizņēmumu/līzingu līgumi un maksājumu grafiki, ja attiecināms
✔️ Viena atbildīgā kontaktpersona jūsu pusē ātrai saskaņošanai (lai process neiestrēgst)
Kā notiek process
1. Ievads un apjoma definēšana: saprotam audita mērķi, termiņus, kritiskos kontus un riska zonas.
2. PBC vadība kā projekts: izveidojam vienotu kontrolsarakstu ar termiņiem, atbildīgajiem un statusu (lai nekas nepazūd e-pastos).
3. Dokumentu arhīva sakārtošana: mapju struktūra, nosaukumu standarts, avota dokumentu apkopošana un trūkstošo “medības”.
4. Bilances saskaņojumi: katram būtiskam kontam sagatavojam saskaņojumu ar pamatojumu un saiti uz dokumentiem.
5. Pamatojošie grafiki (schedules): sagatavojam tabulas, kas paskaidro saldo un izmaiņas (pamatlīdzekļi, aizņēmumi, uzkrājumi u.c.).
6. Darījumu izlases: sagatavojam “ķēdes mapes” ar rēķins–līgums–akts–maksājums + īss darījuma skaidrojums.
7. Cut-off un periodizācija: pārbaudām, vai ieņēmumi/izmaksas ir pareizajā periodā, dokumentējam pamatojumu.
8. Vadības skaidrojumi: sagatavojam īsus, faktos balstītus skaidrojumus par būtiskām novirzēm un vienreizējiem posteņiem.
9. Auditoru komunikācija: vienota atbilžu plūsma, jautājumu reģistrs, progress un termiņu kontrole līdz noslēgumam.
10. Pēcaudita uzlabojumi: fiksējam mācības un ieviešam procesus, lai nākamais audits ir ātrāks un lētāks.
Tipiskais termiņš
Ātrais starts (1–3 darba dienas): termiņu karte, PBC kontrolsaraksts, mapju standarts un kritisko kontu saraksts.
Tipisks uzņēmums ar sakārtotiem datiem (1–3 nedēļas): saskaņojumi + grafiki + izlases pakas un skaidrojumi.
Sarežģītākas situācijas (3–6+ nedēļas): liels darījumu apjoms, vairākas sistēmas, daudz atvērtu neatbilstību vai atlikta uzskaite.
Cieši audita termiņi: strādājam pēc prioritātēm (kritiskie konti vispirms), lai auditors var sākt pārbaudi laikā.
Biežākās kļūdas, no kurām pasargājam
✔️ Nav vienota PBC saraksta — pieprasījumi izklīst, termiņi tiek nokavēti un audits ieilgst
✔️ Bilances konti nav saskaņoti (īpaši banka, debitori/kreditori, nodokļi, uzkrājumi)
✔️ Nav izsekojamas dokumentu ķēdes (līgums–rēķins–akts–maksājums), tāpēc auditors prasa atkārtoti
✔️ Cut-off kļūdas: darījumi iekrīt nepareizā periodā un sagroza rezultātu
✔️ Vienreizēji posteņi bez pamatojuma un skaidrojuma rada papildjautājumus un kavējumus
✔️ Komanda atbild dažādos veidos, rodas pretrunas un tiek atvērti jauni jautājumi
✔️ Gatavošanās sākas pēdējā brīdī — stress, virsstundas un neprognozējamas izmaksas
✔️ Nekārtīga mapju struktūra: auditoram nav orientācijas un palielinās pieprasījumu skaits
Biežāk uzdotie jautājumi
Ja bilances konti ir saskaņoti, dokumenti ir izsekojami un katram būtiskam saldo ir pamatojošs grafiks (schedule), jūs būtībā esat audit-ready līmenī.
PBC (Prepared By Client) ir auditora pieprasījumu saraksts. Ja to pārvalda kā projektu ar termiņiem un statusu, audits virzās ātri; ja ne - pieprasījumi “pazūd” un process ieilgst.
Jā. Ievedam struktūru: PBC reģistrs, dokumentu arhīvs, prioritātes un vienota komunikācija, lai process neiestrēgtu.
Nē. Auditors sniedz atzinumu. Mēs sagatavojam dokumentus, saskaņojumus un skaidrojumus, lai auditoram ir ko pārbaudīt ātri un efektīvi.